おしえて！電子ファイル超整理法 133
ストーリー by Acanthopanax
知的電子ファイル整理の技術 部門より
知的電子ファイル整理の技術 部門より
オフィスから紙の書類は無くならないものの、一方でPCの中にゴミも含めた大量の電子ファイルが溜まり続ける今日この頃、皆さん如何お過ごしですか？
タレコミ人が新人だった十数年前に比べオフィスの電子化は急速に進みましたが、HDDのあちこちにファイルが保存されたり、フォルダが妙に深い階層構造になったり、はたまた社内共有サーバは十人十色のファイルで一貫性が無いなど「紙ベースの時より管理しづらくなったんじゃ…」なんて思うこともしばしばです。タレコミ人はとうとうファイル整理を諦め、例えば「2007書類」「2008書類」と大まかな分類フォルダだけを作り、そこへ片っ端から放り込むことにしました。ただしファイルの命名ルールは必ず「日付」＋「件名」として時系列に並べ、それをGoogle Desktopで検索するようにしています。
(例) 20080518稟議書_○○導入について_20080621訂正#01.docもちろんGoogle Desktopとて万能ではありませんし、脆弱性の危険もはらんでいます。もっとうまい方法がきっとあるはずです。そんなわけで/.Jの皆さんならどんな整理法を実践されているか、ここだけでこっそり教えて下さい:-)
まずは svn で、履歴を残します… (スコア:5, 興味深い)
で、それぞれについて svn で管理します。
xx月yy日バージョンとかそういうのが山のように出てくるとうっとうしいので、まずsvnで「同じファイルの違うバージョン」は全部1つに見えるようにします。
月１で出す報告書のようなものは、タグを打つだけで全部同じ「報告書」です。
バックアップは svn リポジトリだけとります。
プロジェクトが終わったら、リポジトリだけを残してディレクトリは消します。
で、ディレクトリの残っていないリポジトリは、年度末にDVD-ROMに焼いてから消します。
fjの教祖様
Re:まずは svn で、履歴を残します… (スコア:1)
とりあえず問題無さそうなのでそうしてますが
さらにベターな方法がありそうで、でも具体的には思いつかなくて
でもなんかありそうで…って感じで何となくモヤっとしてますね
メタファイルを作ってます (スコア:5, 興味深い)
作成日や、文書の概要（議事録であればAgendaや参加者、場所）など、検索時にキーワードとしたい情報をメタデータを記載しています。
一見めんどくさそうですが、慣れると要約を作成すること自体が自分の整理にもなり、検索時にはこの.xmlファイルを対象に内容検索すれば結構な効率で望みのファイルにたどりつくので重宝しています。
#早くこの手作業を行ってくれるエージェントが普及してほしいなー
まず、2次元と3次元に分けて (スコア:5, おもしろおかしい)
2次元の場合はもっと細かくなります。
とても難しいです。
自分でタグ管理付きのファイルシステム作ろうかと思うくらい。
階層が深くなったりファイル名が長くなると (スコア:4, 参考になる)
Windows Serverのためかどうか分からないのですが、「日付」＋「件名」等で管理している時に、件名が長くなったり、階層が深くなって、パスとファイル名全体で256バイトを越えるとクライアントPCからはファイルを開けないことが多々あります(ありました)。その都度、一旦、PCのデスクトップにファイルをコピーして開くという間抜けなことをする羽目に。
ファイル名に意味を持たせるというのが不味いのかなと。
Re:階層が深くなったりファイル名が長くなると (スコア:5, 参考になる)
MSDNのCreateFile関数より [microsoft.com] MSDNのFindFirstFile関数 [microsoft.com]より つまり対応させる為には9xとNTで処理を書き分けるか、9xを切り捨てるかをしないとだめっす。
ちなみにマイナーなフリーソフトを作っていて、あるバージョンからめんどくさくなって9xを切り捨てましたけど苦情は一切きませんでした。
そもそも感想も一切きてませんけど(´･ω･｀)
Re:階層が深くなったりファイル名が長くなると (スコア:4, すばらしい洞察)
確かに。
ドキュメント作成日時、更新日時はファイル自身が知っている情報を使ったほうが便利ですね。
頻繁に使っている情報は、エクスプローラーで更新日時順で並び替えれば解るけど、
ファイル名の日付で管理して意味があるのは、いつ更新しようとドキュメントの内容と日付に意味がある場合、
議事録とか稟議書とか、個人では日記とかそういう場合に限っては便利だと思います。
メールなんかも、到着日付順で新しいメールが上に来るようにしてる人結構いますよね。
とくに受信トレイの場合、どうせ用があるのは新着なのだからスクロールの手間は不要だから。
秘書さんとか上級のプロマネとか、蓄積される仕事の整理自体が仕事の人は別として、
殆どの場合、右から来た文書に記入して、左へ受け流すスピードが重要だったりします。
それで、手元のものは仕掛中のものは適当にフォルダに分けて管理しても、一旦区切りがついたものを後で引っ張り出す時は、
Googleデスクトップなどを使えばいいやと割り切ってOKいいんじゃないかなと思います。
一度決めたルールを頭に入れて作業しなければ意味がなくなるような管理方法に縛られる、
一度決めたルールに縛られて無意味な制約がストレスになる必要が無いのが、電子ファイル化するメリットだったはず。
わざわざ電子化して、人間に負担をかけて得られるメリットは自己満足だけでは本末転倒でしょう。
整理に躍起になったドキュメントほど、誰も読まない学級新聞化してしまうという法則もある。
Re:階層が深くなったりファイル名が長くなると (スコア:3, 興味深い)
linuxだとVFSで255バイトまでに制限されていますね。
Re:階層が深くなったりファイル名が長くなると (スコア:5, 参考になる)
こっちは c:¥longlongdirname¥....¥longlongfilename.doc の合計文字数の上限。（サーバ上だと？）
こっちはディレクトリ名 longlongdirname やファイル名 longlongfilename.doc の個々の文字数の上限。パス名全体ではありません。
だと思うので、制限のきつさが全然違いますね。
Re:階層が深くなったりファイル名が長くなると (スコア:2, おもしろおかしい)
ってDBは問題なかったんだろうか…？
Re:階層が深くなったりファイル名が長くなると (スコア:2, 興味深い)
フォルダ構造を維持して焼きたいのにそれができない。
かといって、tarで固めてしまうと、ディスクを覗いただけでは中身が分からなくなるという。
Re:階層が深くなったりファイル名が長くなると (スコア:1)
回避方法というとrarで固めてコメント書くとかツリー構造を
テキストファイルに書きだしておくくらいしかないかなぁ
お客さんの所に持って行くだけのときは大抵リムーバブルHDDか
USBメモリに入れて持って行くのですが、メディア納品の時は
結構悩みます。
まぁ、そういう状況はトラブったHDDのバックアップの納品と
言うのが大半なんですが。
SUBSTコマンド (スコア:2, 参考になる)
SUBSTコマンドで長いパスにドライブ名を割り当てて、割り当てた
ドライブで255文字以内に収まるようにするとアクセスできるようです。
（割り当てたドライブのルート（つまりどこかのパス）に
Recycledフォルダとか勝手に作る場合があったり、
ネットワークドライブにSUBSTすると何のオプションも
つけないSUBSTコマンド（ドライブ割り当ての一覧表示）
がこけるとかの問題もあるのですが）
『月面兎兵器ミーナ』2007年1月13日から放送開始
Re:階層が深くなったりファイル名が長くなると (スコア:1)
そこでWinFSの出番だったはずなんですが・・・
Vistaぽしゃったせいで当分日の目を見ないんだろうなぁ・
バージョン管理ソフトオススメ (スコア:3, おもしろおかしい)
一番使って欲しいような人に限って面倒臭がって使ってくれないという致命的な欠陥を抱えているのが問題ですが。
署名スパムがウザい？アカウント作って非表示に設定すればスッキリさ。
Re:バージョン管理ソフトオススメ (スコア:1)
昔のバージョンに巻き戻せるので安心感はあります。複数人で編集したりするときなどは特に。
でもチェックイン忘れることが結構あるんですよね。ローカルバージョンとサーバ上バージョンのが離れてきて、そろそろチェックインしなきゃなー、と思っているときに致命的な失敗が起きて泣くこと多いです。
Vistaになってから、ファイルの「以前のバージョンに戻す」があるので、最悪1日以内の損失ですむのですけど。
ルールを途中で変えないこと (スコア:3, すばらしい洞察)
それを守り抜くこと。
それがいちばん重要なことじゃないでしょうか。
ルールそのものは、なんでもいいというわけではないけど、
まあ７割がた満足できるものならいいと思う。
その代わり、状況が変わってきてルールに多少の不具合があっても、
よほどのことがないかぎり、ルールを変えちゃいけない。
「これからは、こういうルールにします｣と言って
翌日には忘れているような奴も最悪。守り抜く覚悟が
なければルールなんて言っちゃいけない。
結局、頭・・・ (スコア:2, おもしろおかしい)
という記憶があり、探してみると確かにあるそうだ。分母1万を超えるファイルから、「前に見たことがある」というbooleanフラグだけは取り出せるらしい。ただ問題は、それがnyでダウンロードした・・・方面のビデオのファイルなんだよね。
「人間の記憶能力は偉大だ！」と知人が言っていました。
-- gonta --
"May Macintosh be with you"
日付フォルダ＋記憶管理 (スコア:2, 参考になる)
また、別階層として「案件名」ごとのフォルダを準備し、そこにファイル名が
日付なショートカットを入れているので、案件名による履歴の検索が必要な時は
それを使っています。
それから、本当のゴミ箱とは別に、廃棄物フォルダを作っています。
おそらく不要と思われるものをどんどん格納し、数ヶ月～1年経っても一度も
参照されなかったものは、本当のゴミと判断しています。(消す/消さないは別)
これが最適とは思わないですし、業務ごとに最適な方法も異なると思いますけど、
シンプルで統一性があれば、把握しやすいし、引継ぎもしやすいです。
検索ちゃんにお任せ (スコア:2)
検索システムに任せた方が、速くみつかるので。Spotlightとかよくできてます。
デスクトップで、アイコンの下にアイコンが隠れていても見つかるのは便利。
EndNote (スコア:2, 参考になる)
特に不便は感じていません
これまで不便に感じていたのは、文献などの整理・管理です
昔は、内容や著者毎に適当な名前を付けたフォルダーで管理していたのですが
検索性に劣るので困っていました
EndNoteを導入してから飛躍的に文献管理が楽になったので
今は、実験データーなどの管理・整理にも使い始めました
初期導入時にものすごく大変な思いをしましたが
現在は快適に動いています
つ http://ja.wikipedia.org/wiki/EndNote
Re:EndNote (スコア:1)
短期記憶と長期記憶 (スコア:2, 参考になる)
目的別の２つのフォルダの作成と、日記を使用する方法です。
１．短期記憶フォルダ
プロジェクト毎に、開始した日付付きのフォルダをつくります。
/2008/0622_xxx案件
その下に以下のような分類のサブフォルダをつくります。
00_受領した参考資料,01_収集した参考資料,,,10_プロジェクト計画,,,90_検収,91_後係り
受信したメール本文も含めて、残す残さないの判断はせず全ての情報を蓄えます。
数年が経過し、参照しないものはDiskからDVD-R等に落します。
２．長期記憶フォルダ
「自分で作成もしくは編集し」「特定プロジェクトに関係しない」資料を分野別に保存します。ex:テンプレート
同じ資料が２つあるような状態は作らず、プロジェクト完了時などかならず更新します。
参照しないものでもDisk上にかならず残します。
３．リンクの取り方
上記フォルダとは別にememopadなどで、毎日業務に関する日記を記述します。
日記内に短期記憶フォルダのファイルへのリンクを作成しておきます。
４．検索のしかた
必要なファイルを探す時は、まず長期記憶フォルダのファイルを参照。
事例や具体例が必要な場合は日記を参照し、短期記憶フォルダで関連するファイルを探します。
こんな感じのファイル整理方法を１５年続けています。
探し物にかける時間の見積もりが立てやすいのがメリット。
係毎システム毎に (スコア:1)
例えば
01_第一係
02_第二係
03_第三係
01_第一システム
02_第二システム
20080101 某記事録_○○の○○について.doc
20080102 某提案書_○○○○の○○に関する○○について.ppt
等々のような整理方法をしていますよ、
もっとうまい方法があるといいんですがねぇ
いつの間にかカオス化しています。
他力本願 (スコア:1)
そこそこ大きな法人なら、文書管理システム（って言っても 日付・表題.doc だろうけど）があるので、そこから取り出す。
あ、ここは、その文書管理システム管理者の悩みを告白するところなのね。（ごめんなさい）
＃自分だけなら、TeX を使ってバージョンコントロールに入れたいところ。
Re:他力本願 (スコア:3, すばらしい洞察)
っていうのは局所的な仕事効率アップにつながるんだけど、
自分で秘書を雇うというような場合は別にして、サラリーマンで職場で
確信犯的にやる人はやっぱり「ずるい人」だなと思います。
仕事は別にして個人的にはあまり付き合いたくありませんね。
まじめな人は、「重要だけど付加価値や外部評価の低い仕事」を周囲に丸投げするのは
倫理的に問題があるので自分でやるべきだと考え効率アップのいい方法がないかと悩む。
それで超整理法だといいとかパソコンに投資しようとか、文書発生時点で管理しようとか
そういう工夫をいろいろしているわけでこのネタもあるんだと思うんだけど。
「重要だけど付加価値や外部評価の低い仕事」が得意でそれを引き受ける人もいて
「倫理的」という主観的な基準とは別に職場全体の生産性、成長性を考えたとき、
「実際上特定の人が外部評価の低い仕事の下請けに入る」状態が得か損か、考える必要があると私はおもいます。
しかし実際のところ、マネジャも対外的に仕事が回っていればOKとしてしまい、こんなこと
考える余裕もない場合が多いんですよね。でも気にしている敏感な人もいて、
「あいつは自己中心的な奴だ」という評価になっている場合もある。
Re:他力本願 (スコア:2, 興味深い)
監視の目的のみで運用されていて、バックアップを復活させてほしいと言っても無視されてしまう。
でも、全部記録されているので、いざというときには(都合がいいときには)、それを使ってネチネチと、と言う感じ。
「いやな会社」とか、某いやなシリーズを書いている有名ブロガーがやってくれないかな。
Re:他力本願 (スコア:1, 興味深い)
超整理法と言えばこの人 (スコア:1, 興味深い)
ファイルにしない (スコア:1)
ローカルにMySQLとMediaWikiをインストールして、そこに書き込んでいます。
構造化した文章を書くのに便利です。
# でも検索がいまいち不便なのは相変わらず。そもそも階層構造ベースじゃないし。
分類が重要 (スコア:1, 興味深い)
組織で保管する場合は、人による情報量の大小を減らすためにルールを作ることが重要。
プロジェクト関連だったら、フォルダへの格納ルールを作ってメンバに遵守させる。
組織内の文書だったら、大体カテゴリがあるので(人事異動とか、お知らせとか)
相応のフォルダを年度別に作って放り込む。
個人も、年度、プロジェクトぐらいで分けとくと、その下を検索すれば大体見つかる。
文書をレビューしたり、客に出したりと版管理するのであれば
正式版と、レビュー版を分かるようにして格納しとくことも重要だね。
昔、客先にレビュー後の文書を出すつもりでレビュー前の文書を出して
大目玉をもらってから版管理に気をつかうようになった。
私の管理法とそっくり (スコア:1)
知人が見たら、私と勘違いするかも。
相違点は、
(1)年ですらフォルダを区切らず、約10年分の数千ファイルが1つのフォルダに入れてある。
(ただしルーチン作業のファイルのみフォルダ分けすることも)
(2)ほとんどの場合、更新日順に並べるだけで目的のファイルが見つかるので、検索はあまり使わない。
⇒最近更新したファイルを使うことが多い。また必要なファイルは、いつ頃さわったか覚えている。(いわゆる「超整理法」的管理)
(3) (2)で見つからない場合、(ファイル名に必ずキーワードが入っているので)Windowsの検索機能で99%目的のファイルが見つかる。
という点です。
それでもどうしても見つからない場合、Googleデスクトップで探します。
日付&作業単位でフォルダをつくって (スコア:1)
20080422(三河屋さん配達依頼)
とか、フォルダを作り、
そこに
タラ弁当計画書.xls
注文書.pdf
マスオ健康食品.ppt
とか、関連のファイルを作成します。
また、同じ文書を違うタスクに再利用する時には、
別のフォルダに
マスオ健康食品rev0002.ppt
とか、コピーを作って名前を変え、
古いものはそのままにしています。
連番につけると、最新のものが区別できてよいです。
で、日付で検討をつけたり、
検索結果をフォルダだけ見ればよいとか、
最後にどうしようもなければ、
ファイル名で検索するといった風に探しています。
又、長期間かかるような仕事は、
20089999(...)
等とフォルダ名をつけておくと、
explorer でソートするときに、
それなりに適当な位置に見つけられるので、
ちょっと、そういう工夫もしてみたり。
-- LightSpeed-J
この問題は4年前とそんなに変わってないかも (スコア:1)
あなたのHOMEはきれいですか？ [srad.jp]
日は復た、昇る。----昇日
プリントアウトしてバインダに綴じる (スコア:1)
しかし、これもバカにならなくて、自分を省みてみると人間が記憶するときはいろいろな事と関連付けて行っているようで、バインダからの検索だと
「確かこっちの戸棚の」とか
「この表題のバインダの後ろから数えればこのくらい」とか
「このあたりにこんな事が書かれているのが目印」
というような記憶を動員して検索を行っているようです。
ですから、単純で整然としたフォルダ構造などは(まして日付やアルファベット順などで勝手にソートされるなど)記憶想起に向かない面がある気がします。
Re:プリントアウトしてバインダに綴じる (スコア:2, 興味深い)
まさに、団塊世代退職問題そのものですね。
知子最強 (スコア:1, 興味深い)
過去ファイル漁るときに探しきれなかったことはありません。
＃が、グループで使えるかというと……
Slashdotは、どうですか (スコア:1, 興味深い)
私は、
レスがたくさん付いたとき、googleの検索結果みたいに、
タイトルと、始めの２～３行を表示するモードがあるといいなあ、
と思います。
積極的に捨てる (スコア:1)
PC内検索ソフトウェア (スコア:1, 興味深い)
あまり見ないのだが、なんでだろう？
XPx64にGoogleDesktopが入れられないので使い出したが…そんなに悪くないけど趣味PCなので仕事に向いているかは不明ｗ
Re:PC内検索ソフトウェア (スコア:3, 参考になる)
http://www.microsoft.com/windows/products/winfamily/desktopsearch/default.mspx
エクスプローラと統合され、従来の検索コンパニオンとかがリプレースされます。
F3を押したりすると、左ペインに検索窓が出てくるという感じです。
Vistaだと、ウィンドウの右上ですけど。
メリットとしては、やはり、エクスプローラとの統合かと。
あとは、ファイル共有サーバー上で一回インデックスを作っちゃえば、みんながそのインデックスを使えるようになります。今までも、Vista/2008条ではできていたのですが、4.0から、この機能がやっとXPでも使えるようになりました。
Re:PC内検索ソフトウェア (スコア:2, 興味深い)
10万ファイルほどでインデックス作ってるけど特に問題ないですね。
Outlookはこれが入っていないと検索機能が使えないので事実上の必須ソフトウェアになります。
blogに貼り付けてます (スコア:1)
パスワードかかったWebスペースに、プライベート用のblogを設置して、そこにアップロードしています。
簡単なコメントつけておけば、あとで検索も簡単。
wikiも試しましたが、カテゴリ分けと検索性でblogの方が楽でした。
携帯やメールからでも送れるようにmoblog化しやすいのもポイントです。
メーラからワンクリックで送れるのでものぐさには合ってます。
ローカルHDD全部をWEBと完全同期できるようなサービスが欲しいなあ、と思っていますが、容量の関係で難しいですかね
Re:まず (スコア:4, 興味深い)
私の場合、PCの中は結構整理されているけど、机は散らかっていますから。
現実世界でのモノを整理するには2つ必要なことがあると思うんです。
1. なんらかの形できちんと分類すること
2. 使った後は元に戻すこと
でも、PCだと2が必要ないんです。
私は、1はできるんですが、2ができない人なんですね。
Re:まず (スコア:3, すばらしい洞察)
私もです。
現実世界とPCでの一番の違いは
PCの中では 「収納する物 ＜＜ 収納スペース」なのに対し，
現実世界では「収納する物 ＞＞ 収納スペース」であることです。
まずはもう少し広い部屋に引っ越すか物を大幅に減らすかしない限り、
片づけようがありません。HDDだと簡単にもっと大きなHDDに引っ越せる
けれど、部屋だとお金がかかりすぎるんですよね。
でも必要な本やデータは単調増加し続けるんですよね。
Re:まず (スコア:2, すばらしい洞察)
オリジナルをどう格納整理するのか、という点については解決できていないような。
--------------------
/* SHADOWFIRE */
Re:使用禁止 (スコア:2, おもしろおかしい)
セキュリティ水準の面でも、技術力の面でも、従業員のモラルの面でも。
むしろ、提供サービスのレベルやサポートレベルの観点で、
自社の情シス部門を使用禁止にすべきですね。高い視点で見ると。
Re:使用禁止 (スコア:1, 参考になる)
自分の場合 (スコア:5, 興味深い)
重要な文書は印刷してバインダに・・・
かなり昔：
重要な文書はAcrobat4.0でPDFに変換してテーマ別に一つのファイルに時系列で
まとめて、そのページに簡単なタグ（日付とタイトル、関連ファイル名くらい）
を打って保存。テーマが分かればPDF内で全文検索。
ちょっと昔：
古いバージョンのソフトウェアの回収命令がでて、Acrobat4.0を使えなくなった。
（代わりに新バージョンのライセンスの購入要求をしたが、却下された・・・）
仕方がないので、フォルダごとにファイルを保管。
やはり検索性が悪いので、Namazuを導入して検索できるようにした。
しばらく前：
フリーソフトがインストール禁止になった。ActivePerlがインストールできない
のでNamazuもダメ。
以降、Explorerで日付と文書名くらいしか検索できなくなった・・・・。
（コメント元の方と同じ状態）
ちょっと前：
ローカルＨＤＤにデータを置くのが禁止になった。
Explorerで検索しようにも、サーバがくそ遅いので、検索できない。
（ついでにCygwinもインストール禁止になって、Perlのスクリプトや、使い捨ての
プログラムをgccで書いて処理する手段も失った・・）
今：
あきらめた。
（いや、なにかよい手段がないか考えてはいるんだけど、絶望している）
結局、何か考えるたびに禁じ手になるんだよな。
＃こんな状態で業務効率化を叫ぶなよ・・・
Re:気になるファイル名 (スコア:3, おもしろおかしい)
【会議は】○○会議 議事録 (2008-06-22)【踊る】.doc
And now for something completely different...